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办公用品管理,需要“人”操心的事越来越少了

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对于行政工作,办公用品的管理无疑是一件令人操心的事。

 

物品品类多,统计难度大

库存变化快,采购跟不上

领用不规范,记录无处查

......

 

如果将“人”操心的事,交给机器去做就好了。

 

泛微e-office协同OA系统,通过对接出入库,智能生成采购清单,打造办公用品“智能仓库”。

 

01
分类存储,分权管理
 

 

办公用品包罗万象,小到一支笔、一张纸,大到一台电脑、一台打印机,皆属于办公用品范畴。

 

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分类存储。用户可自定义办公用品类别,进行电子化分类存储,便于线上查看及领用。

 

分权管理。对不同类别的办公用品,用户可设置不同的申请权限、审核权限及入库权限。通过分权管理,细化办公用品权限范围,优化内部资源配置。

 

通过分类存储、分权管理,实现办公用品的统一管控,聚集到一个平台进行规范管理。

 

02
对接出入库,动态统计库存
 

 

办公用品与出入库流程打通,动态统计库存量。

 

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入库时,通过发起入库流程,规范办公用品入库审批,实现批量入库操作。入库后,对应办公用品的数量智能更新,不必再手工统计。

 

员工领用出库时,可直接OA系统线上发起领用流程,详细列明领用数量、领用方式及用途,实现电子化的领用管理。同样的,领用导致的库存减少量,智能反馈到办公用品模块。

 

03
出入库记录,自动形成报表
 

 

入库与领用流程,自动生成出入库记录,形成报表。

 

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通过入库管理,用户可查看每一次的入库情况,包括入库物品名称、入库数量、库存变动等信息。

 

领用申请同样生成领用记录,沉淀每件办公用品的领用情况。对于需要归还的办公用品,还可以查看员工领用后的归还情况。

 

通过OA系统审批留痕生成详细的入库、领用记录,形成高效的追溯体系。

 

04
高效预警,智能生成采购清单
 

 

大多数办公用品属于消耗品,领用后需要及时补充库存。

 

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为防止库存告急,用户可自主选择是否为某类办公用品开启库存警示功能。开启后,可设置最低警示数量和最高警示数量,动态监测办公用品库存状态。

 

当某类办公用品库存小于最低警示数量时,系统智能提醒相关人员进行采购,并生成采购清单。通过采购清单,采购人无需手工制定采购计划,系统自动汇总哪些物品已小于最低值,需要采购多少才能达到最低警示数量等。

 

办公用品库存变动频繁,统计工作量大,依靠人工核算费时费力。泛微e-officeOA系统通过对接出入库,智能生成采购清单,将大量工作交给OA智能统计,很多事情不再需要“人”去操心。

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