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物业管理用OA系统,“事儿多、活儿杂”也不怕

物业工作涉及方方面面,从治安、绿化、保洁到房屋及机电维修保养,说是“事儿多、活儿杂”也不为过。

 

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一方面,物业人员要及时处理业主各项诉求,提高服务质量;另一方面,服务过程中产生的各类费用报销、资金支付等也需要及时审批。当然,还有定期的物品盘查、电梯年检、设备维护等环节。如何才能确保这些工作落实到位,并形成工作痕迹呢?

 

借助泛微e-office协同OA系统,以流程化的方式贯穿整个物业管理过程,实现物业事务审批、物业项目文件、物业活动通知的一体化管理。

 

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流程化管控物业的“大事小事”
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物业与服务密不可分,日常需要处理各类事务,无可避免的涉及非常多的事务审批,如日常维修费支出申请、日常保修金支出申请、物品盘查、物品报修、公共水电过户、设备设施维保合同报备等。

 

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与物业相关的“大事小事”,都可以通过e-officeOA系统进行流程化的管控。维修人员或服务人员通过OA系统,便捷在线提交相关流程,并以电子化的方式进行智能流转,实现高效审批。

 

以“物业保修金支出申请”为例,在一张表单中详细呈现保修金申请必填信息,并支持金额小写自动转换大写,节省重复填写的工作。员工发起申请后,自动流转到相关负责人处,实现高效审批。

 

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电梯年检内外一体管控
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为了确保使用安全,电梯需要进行年度检查。年检一般由电梯公司进行,由此产生的年检费用该如何便捷审批呢?

 

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物业公司除自己内部人员使用OA系统提交流程审批之外,还可以部分开放给外部供应商、合作商、客户,共同在OA上进行业务申请审批,实现内外一体管控。

 

比如,电梯公司在OA发起电梯年检费用申请,列明年检费用明细,物业公司则通过OA系统进行审批。年检关联的项目、客户信息等一目了然,促进双方更好的开展业务合作。

 

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多个物业项目,资源分类存储
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一个物业公司往往统管着多个物业项目,同时负责多个小区的物业服务。不同的物业项目包含不同的文件资料,如项目资产盘查资料、物业管理制度纲要手册、物业管理各种文件范本模板、内部学习培训资料等。

 

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针对各类物业项目文件资料,e-officeOA系统既充当存储归纳的平台作用,又充当分散下发的收发作用。各类文件资源进行分类存储,员工可直接通过手机、电脑端进行查阅,实现资料的高效共享。

 

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物业活动通知高效下发
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物业管理活动中涉及各类通知,比如水电费代收代付、消防工作安全检查、汛期安全等。借助e-office一体化通讯体系,实现各类通知的高效下发。同时,借助多维消息提醒,确保通知公告及时传递到相关人员处。

 

“事儿多、活儿杂”的物业管理,借助e-officeOA系统实现智能管控。通过流程化管控各类物业审批、分类存储项目资料、高效下发通知安排,激活物业公司的“服务+效率”!

 

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